Ontslag na ernstig disfunctioneren: de IGJ-melding hoort in het offboardingproces

De Wkkgz geldt ook voor fysiotherapiepraktijken

De Rijksoverheid noemt fysiotherapeuten expliciet bij de zorgaanbieders die onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg vallen. De wet verplicht zorgaanbieders onder meer om ontslag van een zorgverlener wegens ernstig disfunctioneren te melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Het KNGF wijst fysiotherapiepraktijken op dezelfde meldplicht.

De term ontslag is breder dan het einde van loondienst. De IGJ vermeldt dat het kan gaan om het opzeggen of niet voortzetten van een arbeidscontract, samenwerkingsovereenkomst of opdracht. Daardoor hoort de meldvraag ook thuis in de offboarding van een waarnemer, praktijkmedewerker of andere ingehuurde zorgverlener wanneer de beëindiging verband houdt met ernstig tekortschieten in het functioneren.

Het besluit en de termijn moeten op dezelfde tijdlijn staan

Volgens de IGJ ontstaat de meldplicht direct nadat de praktijk de zorgverlener heeft meegedeeld dat zij wegens disfunctioneren niet verder wil. De melding moet vervolgens binnen drie werkdagen worden gedaan. De IGJ noemt ook de situatie waarin de zorgverlener zelf ontslag neemt vanwege het disfunctioneren; ook dan moet de zorgaanbieder melden.

Een praktijk kan deze termijn missen wanneer HR of de praktijkhouder pas na afronding van alle contractuele formaliteiten aan kwaliteit en toezicht denkt. Leg daarom bij ieder voorgenomen vertrekbesluit vast wie dezelfde dag de Wkkgz-toets uitvoert, wie bevoegd is om te melden en welk vestigingsnummer nodig is voor het digitale formulier.

Niet ieder verbeterpunt is ernstig disfunctioneren

Een verschil van inzicht, een niet behaalde productiedoelstelling of een gewoon ontwikkelpunt is niet automatisch de wettelijke meldsituatie. De kern van de IGJ-uitleg is dat de praktijk vindt dat de zorgverlener ernstig is tekortgeschoten en de overeenkomst om die reden beëindigt of niet voortzet. De inspectie noemt in elk geval situaties die ernstig bedreigend zijn voor de veiligheid van cliënten of de zorg, mogelijke strafbare feiten en aanwijzingen voor disfunctioneren in verband met verslaving of ziekte.

Maak de beoordeling niet smaller dan deze officiële uitleg, maar voeg ook geen eigen medische of strafrechtelijke conclusie toe. Beschrijf observeerbare feiten, de relatie met veilige en goede zorg, genomen maatregelen en de reden voor het contractbesluit. Laat twijfel onmiddellijk beoordelen door deskundigen op het gebied van kwaliteit en arbeids- of contractrecht; de korte meldtermijn verdraagt geen onduidelijke interne escalatieroute.

Open drie dossiers, maar gebruik één feitenlijn

Een ernstig signaal raakt doorgaans drie processen. Het kwaliteitsspoor gaat over patiëntveiligheid, onderzoek, eventuele zorgmeldingen en verbetermaatregelen. Het contractspoor gaat over hoor en wederhoor, arbeids- of opdrachtafspraken en het besluit over voortzetting. Het continuïteitsspoor borgt dossiers, patiëntoverdracht, bevoegdheden, toegang tot systemen en bereikbaarheid na vertrek.

Gebruik voor deze processen één gecontroleerde tijdlijn met bronverwijzingen, maar beperk toegang per rol. Zo hoeft de planner geen onderzoeksdetails te ontvangen om afspraken veilig over te dragen en hoeft het kwaliteitsteam geen salaris- of onderhandelingsinformatie te verwerken. Wijs één coördinator aan die controleert dat besluiten inhoudelijk op elkaar aansluiten zonder de verantwoordelijkheden te vermengen.

• datum, bron en eigenaar van ieder signaal
• feitelijke gevolgen of risico's voor patiënten en zorg
• tijdelijke veiligheidsmaatregelen en besluitvorming daarover
• moment en vastgelegde reden van beëindiging of niet-voortzetting
• Wkkgz-beoordeling, meldmoment en ontvangstbevestiging
• overdracht van patiënten, dossiers, sleutels en digitale autorisaties

Eén gebeurtenis kan twee verplichte meldingen vragen

Wanneer geweld of seksueel grensoverschrijdend gedrag in de zorgrelatie speelt, geldt daarvoor een eigen Wkkgz-meldroute. De IGJ vermeldt expliciet dat ontslag van de betrokken medewerker daarnaast als ontslag wegens disfunctioneren moet worden gemeld. De tweede melding vervangt de eerste dus niet.

Gebruik geen algemeen incidentformulier als eindstation. Leg per gebeurtenis vast welke wettelijke meldcategorieën zijn beoordeeld, op welk moment de praktijk voldoende zekerheid had en welke melding is gedaan. Zo voorkomt de organisatie dat een ernstig signaal wel intern wordt onderzocht, maar niet via de vereiste externe route wordt gemeld.

Een melding is geen eindoordeel van de praktijk

Na de melding kan de IGJ informatie verzamelen, dossiers inzien en de voormalige zorgverlener om een reactie vragen. De inspectie beoordeelt uiteindelijk of de betrokkene een ernstig risico kan vormen voor kwaliteit en veiligheid. Bij een BIG-geregistreerde zorgverlener kan professioneel handelen onder meer aan de tuchtrechter worden voorgelegd.

Dat vervolg onderstreept waarom de melding feitelijk en navolgbaar moet zijn. Scheid vastgestelde gebeurtenissen, verklaringen, professionele beoordelingen en nog onbevestigde signalen. Bewaar wat nodig is voor het proces, corrigeer aantoonbare fouten en voorkom dat een intern arbeidsconflict als zorginhoudelijk feit wordt gepresenteerd.

Borg patiëntveiligheid vóór de laatste werkdag

Een meldbesluit neemt het directe organisatierisico niet weg. Bepaal daarom afzonderlijk of en onder welke voorwaarden de zorgverlener nog patiëntgebonden werk kan uitvoeren zolang de samenwerking formeel loopt. Maak daarbij een proportionele, deskundig onderbouwde afweging en leg vast wie het besluit nam.

Richt de feitelijke offboarding in op veilige continuïteit: wijs behandelingen opnieuw toe, informeer patiënten alleen voor zover dat noodzakelijk en zorgvuldig kan, regel dossierbeheer en trek digitale en fysieke toegang op het juiste moment in. Controleer na afloop of openstaande taken, uitslagen, verwijzingen en patiëntvragen daadwerkelijk een nieuwe eigenaar hebben.