Nieuwe fysiotherapeut declarabel inzetten: controleer AGB en werkrelatie vóór de start

De AGB-route is een afzonderlijk onderdeel van onboarding

Vektis beheert het AGB-register en geeft AGB-codes uit. Voor een aanvraag moet de zorgverlener voldoen aan de criteria die voor de gekozen zorgsoort en kwalificatie gelden. Een aanvraag voor een onderneming is bovendien pas compleet nadat de aanvullende instructies zijn uitgevoerd.

Voeg daarom aan de bestaande onboarding een afzonderlijke registratiestap toe. Een BIG-controle en beoordeling van vakbekwaamheid blijven noodzakelijk, maar bewijzen niet dat de administratieve declaratieketen gereed is. Behandel beide uitkomsten in hun eigen register en voorkom één algemeen vinkje 'alles akkoord'.

Werk achteruit vanaf de eerste behandelweek

Vektis vermeldt voor een complete aanvraag als algemene doorlooptijd vijf tot tien werkdagen, buiten weekenden en feestdagen. Start de inventarisatie dus vóórdat de agenda wordt geopend. Controleer of de fysiotherapeut al een actieve persoonlijke AGB-code heeft, of heropening nodig is en welke werkrelatie met praktijk of onderneming moet worden vastgelegd.

Maak een startlijst met eigenaar en controledatum. Neem alleen de registratienummers en processtatus op die voor onboarding nodig zijn; kopieer geen volledige identiteits- of kwalificatiedossiers naar een gedeelde planningslijst.

• persoonlijke AGB-status en relevante kwalificatie;
• AGB-code van praktijk of onderneming;
• werkrelatie en ingangsdatum;
• account- en contractkoppelingen voor declaratie;
• testmoment vóór de eerste productie.

Gebruik alleen de registratie die bij de feitelijke inzet hoort

Een AGB-code maakt zorgverlener of onderneming herkenbaar in het zorgadministratieve verkeer. Gebruik daarom geen code van een collega als tijdelijke oplossing en registreer geen fictieve werkrelatie om een systeemcontrole te passeren. De feitelijke behandelaar en organisatorische relatie moeten aansluiten op de geldende registratie- en contractafspraken.

Laat de verantwoordelijke voor declaraties bij twijfel de actuele eisen van Vektis, verzekeraar en contract controleren. Dit artikel bepaalt niet welke code in iedere contractvorm op iedere declaratieregel hoort; dat hangt af van de concrete zorg- en contractrelatie.

Plan patiëntenzorg en declaratie als twee gekoppelde beslissingen

De praktijkhouder kan inhoudelijk verantwoorde inzet mogelijk achten terwijl een administratieve registratie nog loopt. Maak dan expliciet of de behandeling volgens contract en registratie mag starten, hoe zij wordt vastgelegd en hoe declaratie later rechtmatig wordt verwerkt. Laat een volle agenda niet stilzwijgend als besluit gelden.

Is starten nog niet verantwoord of contractueel mogelijk, pas dan de agenda aan en communiceer tijdig met patiënten. Gebruik geen terugwerkende aannames over registratie. Wijs één functionaris aan die de uiteindelijke ingangsdatum controleert en aan planner en behandelaar bevestigt.

Test toegang zonder accounts te delen

Geef de nieuwe fysiotherapeut een persoonlijk account voor dossier, agenda en declaratiefunctionaliteit met rechten die passen bij de taak. Laat geen collega inloggen om een ontbrekende koppeling te omzeilen. Daarmee wordt onduidelijk wie behandelde, registreerde of een declaratie vrijgaf.

Voer vóór de eerste behandelweek een test uit met fictieve gegevens of een daarvoor ondersteunde testprocedure. Controleer of de medewerker, locatie, praktijk en prestatie correct worden gekoppeld en of een foutmelding bij de juiste eigenaar terechtkomt. Test geen echte patiënt zonder zorgdoel.

Controleer de eerste declaraties en wijzigingsmomenten

Plan na de eerste declaratiecyclus een beperkte terugleescontrole. Kijk of behandelaar en praktijk correct zijn verwerkt, retourinformatie wordt opgevolgd en geen handmatige noodroute is blijven bestaan. Herstel fouten gericht en voorkom dat dezelfde onjuiste koppeling een hele maand doorloopt.

Herhaal de controle bij verhuizing, nieuwe praktijkvorm, wijziging van arbeidsrelatie, langdurige onderbreking of heropening van een registratie. Vektis geeft aan dat een recent beëindigde AGB-registratie door het ontbreken van een werkrelatie via een gerichte route kan worden heropend; behandel zo'n wijziging dus als een nieuw controlepunt.