Fysiotherapeut vertrekt: regel actieve behandelingen en dossiertoegang vóór de laatste werkdag

Dossiervoering ondersteunt continuïteit en overdracht

De KNGF-richtlijn Fysiotherapeutische dossiervoering noemt het borgen van de continuïteit van behandeling en gegevensoverdracht aan patiënt en andere zorgprofessionals als hoofddoelen. Een zorgvuldig bijgehouden dossier is volgens de toelichting belangrijk wanneer een waarnemer of opvolger de behandeling voortzet, ook in onverwachte situaties.

Daaruit volgt geen automatische toestemming om alle dossiers naar iedere nieuwe behandelaar te kopiëren. De praktische opdracht is eerst vaststellen welke trajecten nog lopen, welke informatie voor het vervolg noodzakelijk is en via welke rechtmatige route de opvolger die informatie krijgt. Laat de fysiotherapeut en praktijkhouder die beoordeling doen; de planner beheert alleen het proces en de beschikbare tijd.

Maak drie werkvoorraden zichtbaar

Splits de vertrekplanning in actieve behandelingen, nog af te ronden verslaglegging en organisatorische acties. Een lege agenda bewijst niet dat uitslagen zijn teruggekoppeld, verwijzers zijn geïnformeerd of vervolgafspraken een nieuwe eigenaar hebben. Gebruik een beperkt toegankelijk overzicht met een dossierkenmerk, eerstvolgende actie en verantwoordelijke; neem geen behandelinhoud over in het HR-dossier.

Plan voor de vertrekkende fysiotherapeut voldoende werktijd om dossiers bij te werken en overdrachten voor te bereiden. Overvolle laatste spreekuren en een administratieve inhaalslag na uitdiensttreding passen slecht bij een controleerbare afsluiting. Benoem een vervanger die de open lijst na de laatste werkdag bewaakt.

• Actieve trajecten: vervolgstap, patiëntcontact en beoogde behandelaar.
• Dossieracties: ontbrekende evaluatie, verslag of noodzakelijke correspondentie.
• Organisatieacties: agendawijziging, toegang, verwijzerscontact en overdrachtscontrole.

Een interne opvolger is een aanbod, geen voldongen keuze

De praktijk kan een beschikbare collega voorstellen, maar moet voorkomen dat een patiënt pas bij de volgende afspraak ontdekt dat iemand anders behandelt. Informeer tijdig over de vertrekdatum, de mogelijkheden binnen de praktijk en hoe de patiënt een andere keuze kan bespreken. Laat inhoudelijke vragen door een fysiotherapeut beantwoorden.

Leg vast wat de patiënt kiest en welke overdracht is afgesproken. Bij voortzetting binnen dezelfde praktijk moet de opvolger vóór de afspraak de relevante informatie kunnen beoordelen. Bij voortzetting elders moet de praktijk de juiste route voor gegevensverstrekking volgen. Doe geen belofte over beschikbaarheid voordat rooster, deskundigheid en aanvaarding zijn gecontroleerd.

Vertrek beëindigt de bewaarplicht niet

Artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt als hoofdregel dat dossiergegevens twintig jaar worden bewaard vanaf het moment waarop zij zijn vervaardigd, of langer wanneer goed hulpverlenerschap dat vereist. De KNGF-toelichting verwerkt die termijn per 1 januari 2020 en benoemt dat ook een instelling of praktijk verantwoordelijk kan zijn voor opslag en beschikbaarheid.

Verwijder daarom niet samen met het medewerkersaccount de dossiers waarvoor de praktijk verantwoordelijk is. Leg vóór vertrek vast wie de bewaarplicht en verzoeken om inzage, afschrift, correctie of vernietiging behandelt. Dit artikel beslist niet wie in iedere contract- of samenwerkingsvorm juridisch dossierhouder is; stel dat bij onduidelijkheid vóór de overdracht vast.

Sluit toegang gecontroleerd en behoud een auditspoor

Maak een eindlijst van systemen en rollen: behandeldossier, berichtenverkeer, verwijzersportaal, planning en eventuele lokale opslag. Bepaal per toegang het laatste noodzakelijke gebruiksmoment en trek persoonlijke rechten daarna in. Deel geen account met de opvolger; geef die een eigen passende rol zodat handelingen herleidbaar blijven.

Controleer met de nieuwe eigenaar van de werkvoorraad of de noodzakelijke dossiers werkelijk toegankelijk zijn. Een geslaagde login alleen is onvoldoende: test zonder patiëntgegevens te exporteren of de afgesproken informatie en open acties vindbaar zijn. Bewaar de bevestiging van de toegangs- en overdrachtscontrole buiten het behandelinhoudelijke dossier.

Evalueer na de laatste werkdag

Controleer binnen een korte afgesproken termijn of patiënten zijn bereikt, vervolgafspraken een eigenaar hebben en geen taken op het oude account wachten. Zoek gericht naar gemiste acties, niet naar een algemene productiescore van de vertrokken medewerker. Herstel een concreet gat via de aangewezen behandelaar en informeer de patiënt wanneer diens planning verandert.

Gebruik de uitkomst om de vertrekchecklist aan te scherpen. Een structurele oplossing bevat ten minste een startmoment, een eigenaar van de werkvoorraad, ingeplande overdrachtstijd en een controle na afsluiting. Zo blijft continuïteit een georganiseerd proces en geen laatste gunst van degene die vertrekt.