Capaciteitsplanning in de fysiotherapie: plan mensen, kamers en kwalificaties samen

Kwalificaties beïnvloeden de inzetbaarheid

Het KNGF maakt onderscheid tussen BIG-registratie, individuele kwaliteitsregistratie en registraties voor specifieke expertise. Voor de planning betekent dit dat niet iedere beschikbare fysiotherapeut zonder meer voor iedere zorgvraag of contractvoorwaarde kan worden ingezet.

Die beperking hoort zichtbaar te zijn voordat de agenda wordt gevuld. Achteraf controleren leidt tot herstelwerk, onduidelijkheid voor patiënten en extra druk op medewerkers.

Plan op vijf grenzen tegelijk

Een bruikbaar weekrooster combineert de contractuele beschikbaarheid van medewerkers met behandelruimtes, apparatuur, relevante registraties, verwachte zorgvraag en tijd voor niet-patiëntgebonden werk.

Maak uitzonderingen expliciet. Een lege kamer betekent geen vrije capaciteit als de benodigde therapeut afwezig is. Een beschikbare medewerker betekent geen extra behandelblok als verslaglegging, overleg of scholing al is ingepland.

• mensen: contracturen, beschikbaarheid, verlof en herstel
• kwaliteit: BIG, kwaliteitsregister en relevante expertise
• middelen: behandelkamers, oefenzaal en apparatuur
• vraag: patiëntmix, piekmomenten en verwachte behandelduur
• werk: verslaglegging, overleg, scholing en praktijkontwikkeling

Definieer minimale en gewenste bezetting

Minimale bezetting beschrijft wat nodig is om veilig en werkbaar open te zijn. Gewenste bezetting bevat daarnaast ruimte voor opvang, overleg en onverwachte uitval. Door beide niveaus te benoemen ziet de planner wanneer de praktijk technisch open kan, maar organisatorisch kwetsbaar is.

Kies per locatie en dagdeel welke rollen of deskundigheid onmisbaar zijn. Houd de regels beperkt tot wat echt sturend is. Een te gedetailleerd model wordt snel onbruikbaar en geeft schijnprecisie.

Gebruik een korte vaste planningscyclus

Controleer zes tot acht weken vooruit op verlof, scholing en registratie-afhankelijkheden. Bekijk wekelijks de bezetting en knelpunten en evalueer dagelijks alleen de afwijkingen die direct actie vragen.

Meet niet uitsluitend declarabele uren. Volg ook structurele overloop, gemiste pauzes, openstaande verslaglegging en hoe vaak medewerkers buiten hun voorkeursrooster worden gevraagd. Die signalen zeggen iets over de houdbaarheid van de planning.